Kto w firmie powinien wystawiać deklaracje

To pytanie wraca w prawie każdej rozmowie wdrożeniowej i nie ma na nie odpowiedzi technicznej — ma organizacyjną.

Aplikacja przygotowuje, człowiek odpowiada

Program zbiera dane, liczy i składa dokument. Nie zastępuje decyzji, czy zebrane dowody są wystarczające. Tę decyzję podejmuje osoba podpisująca i to jej nazwisko widnieje na deklaracji.

Kto to zwykle jest

W mniejszych firmach: właściciel albo osoba odpowiedzialna za jakość. W większych: dział jakości lub zgodności, czasem wspólnie z zakupami — bo to zakupy mają kontakt z dostawcami i to one wyegzekwują brakujące dokumenty.

Jak to rozdzielić w aplikacji

Osoby wprowadzające dane i osoba podpisująca to zwykle różni ludzie. Warto ustalić, że dokument wychodzi dopiero po przejrzeniu braków — aplikacja pokazuje je wprost, więc podpisujący widzi, co jest udokumentowane, a co przyjęte na słowo.