Polityka prywatności

Obowiązuje od 1 września 2026 · wersja 1.0

1. Kto przetwarza Twoje dane

Administratorem danych osobowych jest:

Kordonek Joanna Łysoń-Owczarz ul. Turystyczna 26, 34-120 Sułkowice NIP: 5512649924 E-mail: kontakt@eppwr.pl Telefon: +48 572 892 922

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt na powyższy adres e-mail.

2. Dwie role, w których występujemy

To rozróżnienie jest istotne dla zrozumienia całej Polityki.

Jako administrator przetwarzamy dane osób, które kontaktują się z nami przez stronę, korzystają z jej funkcji albo reprezentują naszych klientów i kontrahentów. Tych danych dotyczą rozdziały 3–9.

Jako podmiot przetwarzający obsługujemy dane, które nasz klient wprowadza do swojej instancji aplikacji EPPWR — w tym dane przedstawicieli swoich dostawców. Administratorem tych danych jest klient, a my przetwarzamy je wyłącznie na jego udokumentowane polecenie, na podstawie umowy powierzenia. Dotyczy tego rozdział 10.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Cel	Podstawa prawna	Okres przechowywania
Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego, prośbę o oddzwonienie lub wiadomość e-mail	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji	do zakończenia korespondencji, a następnie przez 12 miesięcy
Rezerwacja i przeprowadzenie prezentacji aplikacji	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy	do 12 miesięcy od terminu prezentacji
Wypełnienie kwestionariusza wstępnej oceny obowiązków PPWR	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — udostępnienie funkcji serwisu i jej doskonalenie	do 12 miesięcy
Zawarcie i wykonanie umowy licencyjnej oraz utrzymanie instancji	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy; wobec przedstawicieli klienta art. 6 ust. 1 lit. f RODO	przez czas trwania umowy
Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych	art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości	5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku
Rozpatrywanie reklamacji	art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f RODO	do 12 miesięcy od zakończenia postępowania reklamacyjnego
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Analityka ruchu w serwisie	art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda	do wycofania zgody, nie dłużej niż okres wskazany w rozdziale 7
Marketing z wykorzystaniem narzędzi reklamowych	art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda	do wycofania zgody
Zapewnienie bezpieczeństwa i przeciwdziałanie nadużyciom, w tym logi serwera	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	90 dni

4. Jakie dane zbieramy

Z formularza kontaktowego: imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu i nazwa firmy, treść wiadomości oraz plik, jeżeli zdecydujesz się go załączyć.

Z prośby o oddzwonienie: numer telefonu i preferowana pora kontaktu.

Z rezerwacji prezentacji: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, wybrany termin.

Z kwestionariusza PPWR: udzielone odpowiedzi oraz — jeżeli poprosisz o przesłanie wyniku — adres e-mail.

Automatycznie: adres IP, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym, data i czas wizyty, adresy odwiedzanych podstron, adres strony odsyłającej.

Od klientów: dane rejestrowe firmy, dane kontaktowe osób upoważnionych do korzystania z aplikacji, dane rozliczeniowe.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do skorzystania z danej funkcji lub zawarcia umowy. W formularzach oznaczyliśmy pola wymagane.

5. Komu przekazujemy dane

Dane mogą być udostępniane:

• dostawcom infrastruktury i usług informatycznych — hosting oraz narzędzia analityczne i reklamowe; pełną listę wraz z lokalizacją przetwarzania zawiera Wykaz podprocesorów dostępny w serwisie; poczta wychodząca obsługiwana jest przez serwer Usługodawcy, bez pośrednictwa podmiotu zewnętrznego;
• kancelariom prawnym i podmiotom windykacyjnym — w zakresie niezbędnym do dochodzenia roszczeń;
• organom publicznym — gdy obowiązek wynika z przepisów prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Infrastruktura, na której działa serwis oraz instancje aplikacji, znajduje się w centrum danych Hetzner Online GmbH w Falkenstein (Niemcy), na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Narzędzia analityczne i reklamowe opisane w rozdziale 7 wiążą się z przekazaniem danych do dostawców z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w ramach Ram ochrony danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework), a w zakresie nieobjętym tą decyzją — na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Te przekazania następują wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody na odpowiednią kategorię plików cookie.

7. Pliki cookie i podobne technologie

Podstawą prawną przechowywania informacji na Twoim urządzeniu i uzyskiwania do nich dostępu jest art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej.

Cookie niezbędne

Konieczne do działania serwisu. Nie wymagają zgody. Zapamiętują wybraną wersję językową, decyzję o zamknięciu paska informacyjnego i propozycji zmiany języka oraz zabezpieczają formularze.

Nazwa	Cel	Czas życia
ppwr_lang	zapamiętanie wybranej wersji językowej	180 dni
ppwr_geo	zapamiętanie decyzji o propozycji zmiany języka	180 dni
ppwr_topbar	zapamiętanie zamknięcia paska informacyjnego	30 dni

Cookie analityczne — wymagają zgody

Google Analytics (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia). Służą do pomiaru ruchu, liczby odwiedzin i sposobu poruszania się po serwisie. Dane mogą być przekazywane do Google LLC w Stanach Zjednoczonych. Rezygnacja niezależna od naszego serwisu: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Cookie marketingowe — wymagają zgody

Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irlandia). Umożliwia pomiar skuteczności reklam i kierowanie przekazu do osób, które odwiedziły serwis.

Zarządzanie zgodą

Przy pierwszej wizycie wyświetlamy panel, w którym możesz przyjąć lub odrzucić poszczególne kategorie cookie. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, korzystając z odnośnika „Ustawienia cookie” w stopce każdej strony. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Ustawienia cookie możesz też zmienić w swojej przeglądarce. Zablokowanie cookie niezbędnych może uniemożliwić prawidłowe działanie serwisu.

8. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych;
• usunięcia danych, gdy przestały być potrzebne do celów, dla których je zebrano, gdy wycofasz zgodę albo gdy wniesiesz skuteczny sprzeciw;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego sprzeciw możesz wnieść w każdej chwili bez uzasadnienia;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz na nasz adres e-mail. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.

Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

Wynik kwestionariusza wstępnej oceny obowiązków PPWR ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

10. Dane w aplikacji EPPWR

Ten rozdział dotyczy danych, które nasi klienci wprowadzają do swoich instancji aplikacji.

1. Administratorem tych danych jest klient. My przetwarzamy je jako podmiot przetwarzający, wyłącznie na jego udokumentowane polecenie, na podstawie umowy powierzenia zawartej zgodnie z art. 28 RODO.
2. Każdy klient otrzymuje odrębną instancję aplikacji z własną bazą danych. Dane klientów nie są łączone ani przetwarzane wspólnie.
3. Nie wykorzystujemy danych klientów do celów własnych — w szczególności do rozwoju produktu, analiz statystycznych ani trenowania modeli uczenia maszynowego.
4. Osoby, których dane klient wprowadził do aplikacji, powinny kierować żądania dotyczące swoich praw bezpośrednio do klienta jako administratora. Jeżeli takie żądanie trafi do nas, przekażemy je klientowi bez zbędnej zwłoki.
5. Po rozwiązaniu umowy udostępniamy klientowi eksport danych, a następnie trwale je usuwamy — na zasadach określonych w Regulaminie.

Funkcje sztucznej inteligencji

Aplikacja korzysta z modeli językowych wyłącznie na podstawie klucza API, który klient pozyskuje i wprowadza samodzielnie.

Oznacza to, że dane przekazywane do dostawcy modelu trafiają tam w ramach umowy zawartej między klientem a tym dostawcą. Nie jesteśmy stroną tej relacji, nie pośredniczymy w niej i nie występujemy w niej jako odbiorca ani podprocesor. Warunki przetwarzania, retencji i ewentualnego przekazywania danych poza EOG określa umowa klienta z dostawcą modelu — w szczególności warunki OpenAI, jeżeli klient korzysta z tego dostawcy.

Klient jako administrator odpowiada za ustalenie podstawy prawnej takiego przekazania oraz za spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w szczególności:

• szyfrowanie transmisji protokołem TLS;
• odrębne instancje i bazy danych dla każdego klienta;
• kontrolę dostępu opartą na rolach i uprawnieniach;
• regularne kopie zapasowe;
• aktualizowanie oprogramowania serwerowego i aplikacyjnego;
• ograniczenie kręgu osób mających dostęp do danych oraz zobowiązanie ich do zachowania poufności.

12. Zmiany Polityki

Politykę możemy zmieniać, w szczególności w związku ze zmianą przepisów, zakresu usług albo wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w serwisie, wraz z datą wejścia w życie i numerem wersji. O istotnych zmianach informujemy klientów na adres e-mail z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni.

13. Wersje językowe

Politykę sporządzono w języku polskim. Wersje w innych językach udostępniamy dla wygody osób, których dane dotyczą, i mają one charakter informacyjny. W razie rozbieżności między wersjami językowymi rozstrzygające znaczenie ma wersja polska.

Nie ogranicza to praw wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa państwa, w którym przebywasz.