Wersje deklaracji i archiwum

Deklaracja nie jest dokumentem jednorazowym. Zmienia się dostawca, zmienia się receptura, przychodzi brakujące badanie — i dokument trzeba wystawić od nowa.

Każda wersja zostaje

Wystawienie nowej wersji nie kasuje poprzedniej. Wszystkie leżą w archiwum, z datą, autorem i podpisem. To nie jest nadmiarowa ostrożność: przy kontroli pytanie brzmi zwykle „co deklarowaliście w chwili wprowadzenia tej partii”, a nie „co deklarujecie dzisiaj”.

Porównanie wersji

Aplikacja nie zestawia dwóch wersji obok siebie — pokazuje listę wersji z datami i pozwala pobrać każdą osobno. Różnicę ustala się, czytając oba dokumenty. Dlatego warto opisywać powód wystawienia nowej wersji w chwili, gdy się ją wystawia, a nie odtwarzać go po roku.

Kiedy wystawić nową wersję

• Doszedł brakujący dowód i deklaracja przestaje być warunkowa.
• Zmienił się skład opakowania albo dostawca komponentu.
• Poprawiono błąd w danych — także literówkę w nazwie podmiotu.

Drobna poprawka też zasługuje na wersję. Podmienianie pliku w miejscu psuje to, po co archiwum w ogóle istnieje.