Deklaracja zgodności a dokumentacja techniczna – czym się różnią?

Deklaracja zgodności a dokumentacja techniczna PPWR – najważniejsze różnice

Najpierw dokumentacja techniczna, później deklaracja zgodności

Najważniejszą różnicą jest miejsce obu dokumentów w procedurze oceny zgodności.

Art. 15 PPWR wymaga, aby przed wprowadzeniem opakowania do obrotu wytwórca przeprowadził lub zlecił przeprowadzenie właściwej procedury oceny zgodności i sporządził dokumentację techniczną.

Jeżeli w wyniku tego procesu zostanie wykazane spełnienie odpowiednich wymagań, wytwórca sporządza deklarację zgodności UE.

Prawidłowy proces wygląda więc:

identyfikacja opakowania → wymagania → dane → dowody → dokumentacja techniczna → ocena zgodności → deklaracja zgodności UE.

Deklaracji nie powinno się sporządzać „na zapas”, a dopiero później szukać raportów uzasadniających jej treść.

Czym jest dokumentacja techniczna PPWR?

Dokumentacja techniczna jest zbiorem informacji pozwalających ocenić zgodność konkretnego typu opakowania z wymaganiami PPWR.

Nie musi oznaczać jednego wielkiego pliku PDF.

Może być systemem powiązanych dokumentów obejmującym:

• specyfikacje,
• rysunki,
• raporty z badań,
• obliczenia,
• dokumenty dostawców,
• oceny poszczególnych wymagań,
• informacje o normach i specyfikacjach technicznych.

Kluczowe jest to, aby dla konkretnego opakowania można było odtworzyć podstawę oceny.

Załącznik VII PPWR – co powinno znaleźć się w dokumentacji technicznej?

Załącznik VII określa procedurę wewnętrznej kontroli produkcji oraz zakres dokumentacji technicznej.

Dokumentacja powinna umożliwiać ocenę zgodności opakowania z odpowiednimi wymaganiami i obejmować odpowiednią analizę oraz ocenę ryzyka niezgodności.

W zależności od opakowania może obejmować między innymi:

• ogólny opis opakowania i jego przeznaczenia,
• projekt koncepcyjny,
• rysunki produkcyjne,
• schematy komponentów,
• materiały poszczególnych części,
• opisy potrzebne do zrozumienia konstrukcji,
• wykaz zastosowanych norm zharmonizowanych, wspólnych specyfikacji lub innych specyfikacji technicznych,
• opis rozwiązań zastosowanych w celu spełnienia wymagań,
• wyniki obliczeń projektowych,
• wyniki przeprowadzonych badań,
• sprawozdania z badań.

Dokumentacja techniczna obejmuje również analizę ryzyka niezgodności

Załącznik VII nie sprowadza dokumentacji do magazynu certyfikatów.

Wytwórca powinien przeanalizować, które wymagania mają zastosowanie i jakie ryzyko ich niespełnienia istnieje.

Dla konkretnego opakowania warto więc wskazać:

• wymaganie PPWR,
• czy ma zastosowanie,
• od kiedy ma zastosowanie,
• ryzyko niezgodności,
• zastosowaną metodę oceny,
• dowód,
• wynik,
• wniosek o zgodności.

Takiej analizy nie należy próbować zmieścić w samej deklaracji zgodności.

Raporty z badań i obliczenia należą do dokumentacji technicznej

Jeśli wykazanie konkretnego wymagania wymaga badania lub obliczenia, wynik powinien znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji technicznej.

Przykładowo mogą to być:

• raport dotyczący zawartości określonych substancji,
• analiza PFAS,
• obliczenie zawartości recyklatu,
• ocena recyklowalności, gdy właściwa metodologia ma zastosowanie,
• test mechaniczny uzasadniający minimalizację,
• ocena opakowania wielokrotnego użytku.

Do deklaracji nie trzeba kopiować kilkudziesięciu stron każdego raportu. Deklaracja odnosi się do wyniku całego procesu.

Dokumenty od dostawców są wejściem do dokumentacji technicznej

Art. 16 zobowiązuje dostawców opakowań i materiałów opakowaniowych do przekazywania wytwórcy informacji i dokumentacji potrzebnych do wykazania zgodności.

Mogą to być między innymi:

• specyfikacje materiałowe,
• informacje o składzie,
• dane o warstwach i komponentach,
• raporty z badań,
• dane o recyklacie,
• informacje dotyczące substancji,
• rysunki,
• inne dowody techniczne.

Dokument dostawcy nie powinien być automatycznie przepisywany do deklaracji zgodności. Najpierw trzeba ocenić, czego dowodzi i do którego wymagania się odnosi.

Czym jest deklaracja zgodności UE według PPWR?

Deklaracja zgodności UE jest formalnym oświadczeniem wytwórcy, że wykazano spełnienie odpowiednich wymagań PPWR.

Art. 39 stanowi, że deklaracja ma zawierać stwierdzenie, że wykazano spełnienie wymagań ustanowionych w art. 5–12 lub na podstawie tych artykułów.

Struktura dokumentu została określona w Załączniku VIII.

Deklaracja nie jest więc raportem badawczym ani opisem całego procesu projektowego.

Jest końcowym formalnym potwierdzeniem wyniku oceny.

Załącznik VIII PPWR – co musi zawierać deklaracja zgodności?

Załącznik VIII przewiduje zharmonizowaną strukturę deklaracji zgodności UE.

Dokument powinien zawierać między innymi:

• numer deklaracji,
• identyfikację opakowania pozwalającą na jego identyfikowalność,
• nazwę i adres wytwórcy,
• oświadczenie o wyłącznej odpowiedzialności wytwórcy,
• przedmiot deklaracji,
• odniesienia do odpowiednich aktów prawnych,
• odniesienia do właściwych norm lub innych specyfikacji, jeżeli mają zastosowanie,
• dodatkowe informacje, jeżeli są potrzebne,
• dane osoby podpisującej,
• miejsce i datę,
• podpis.

Właśnie dlatego deklaracja jest znacznie krótsza niż dokumentacja techniczna.

Czego nie trzeba przepisywać do deklaracji zgodności PPWR?

Deklaracja nie ma być kopią całej dokumentacji technicznej.

Co do zasady nie ma potrzeby umieszczania w niej pełnej treści:

• raportów laboratoryjnych,
• rysunków technicznych,
• pełnych receptur materiałowych,
• całych specyfikacji dostawców,
• szczegółowych obliczeń,
• pełnej analizy ryzyka,
• historii wszystkich prób projektowych.

Te informacje powinny być dostępne w dokumentacji stanowiącej podstawę deklaracji.

Czy sama deklaracja zgodności wystarczy do PPWR?

Nie dla wytwórcy odpowiedzialnego za wykazanie zgodności.

Art. 15 i Załącznik VII wymagają sporządzenia dokumentacji technicznej jako części procesu oceny.

Deklaracja bez dokumentacji oznaczałaby w praktyce oświadczenie:

„opakowanie jest zgodne”

bez materiału pozwalającego odpowiedzieć:

„skąd to wiadomo?”.

Podczas kontroli może więc być wymagane przedstawienie materiału technicznego leżącego u podstaw deklaracji.

Czy sama dokumentacja techniczna zastępuje deklarację zgodności UE?

Nie.

Dokumentacja może doskonale wykazywać zgodność, ale po pozytywnym zakończeniu procedury PPWR przewiduje sporządzenie deklaracji zgodności UE.

Można więc posiadać:

• wszystkie badania,
• pełną specyfikację,
• prawidłowe obliczenia,
• dobrą analizę ryzyka,

a nadal nie mieć końcowego formalnego dokumentu wymaganego przez art. 39.

Kto sporządza dokumentację techniczną, a kto deklarację PPWR?

Za oba elementy procesu odpowiada właściwy wytwórca.

Nie oznacza to, że wszystkie dane musi wygenerować własnymi siłami.

W proces mogą być zaangażowani:

• dostawcy materiałów,
• producenci komponentów,
• laboratoria,
• projektanci,
• dział jakości,
• R&D,
• zewnętrzni eksperci.

Ostatecznie to jednak wytwórca dokonuje oceny całego typu opakowania i sporządza deklarację po wykazaniu zgodności.

Czy dokumentację techniczną i deklarację podpisuje się tak samo?

Nie należy traktować ich jako dwóch identycznych formularzy.

Załącznik VIII przewiduje formalny podpis osoby działającej w imieniu wytwórcy pod deklaracją zgodności.

Dokumentacja techniczna może składać się natomiast z wielu odrębnych elementów:

• zatwierdzonych specyfikacji,
• raportów podpisanych przez laboratorium,
• wewnętrznych ocen,
• rysunków posiadających własny obieg zatwierdzeń,
• dokumentów dostawcy.

Firma powinna kontrolować ich wersje i zatwierdzenia, ale PPWR nie tworzy dla całego dossier jednego formularza podpisu analogicznego do Załącznika VIII.

Co przekazać klientowi: deklarację czy pełną dokumentację techniczną?

PPWR nie ustanawia ogólnej zasady, że przy każdej sprzedaży wytwórca musi automatycznie przekazywać każdemu kontrahentowi pełną dokumentację techniczną z Załącznika VII.

Dokumentacja ma przede wszystkim umożliwiać wykazanie zgodności i być dostępna w ramach obowiązków wobec właściwych organów oraz odpowiednich uczestników łańcucha, gdy przepisy tego wymagają.

W relacji B2B kontrahent może natomiast potrzebować:

• deklaracji zgodności UE,
• specyfikacji produktu,
• wybranych danych materiałowych,
• raportu dotyczącego konkretnej właściwości,
• informacji potrzebnych do własnej dokumentacji technicznej.

Zakres może również wynikać z umowy handlowej.

Nie należy więc automatycznie wysyłać całego technicznego dossier każdemu klientowi, zwłaszcza jeżeli zawiera ono informacje poufne, których przekazania PPWR w takiej relacji nie wymaga.

Kiedy kontrahent ma mocniejszą podstawę do żądania dokumentacji?

Szczególne znaczenie ma art. 16.

Dostawca opakowania lub materiału opakowaniowego ma przekazywać wytwórcy informacje i dokumentację potrzebne do wykazania zgodności.

Jeżeli więc sprzedajesz komponent innemu podmiotowi, który będzie odpowiedzialny za ocenę finalnego opakowania, może on potrzebować od Ciebie znacznie więcej niż tylko ogólnego oświadczenia:

„produkt jest zgodny z PPWR”.

Może potrzebować konkretnych danych, które później trafią do jego własnej dokumentacji technicznej.

Deklaracja i dokumentacja techniczna z perspektywy importera

Importer ma inną relację z oboma dokumentami niż wytwórca.

Przed wprowadzeniem opakowania do obrotu importer powinien sprawdzić między innymi, czy wytwórca przeprowadził właściwą procedurę oceny zgodności oraz sporządził dokumentację techniczną.

Importer powinien także przechowywać kopię deklaracji zgodności UE przez właściwy okres oraz zapewnić, aby dokumentacja techniczna mogła zostać udostępniona właściwym organom.

Dlatego importer nie powinien ograniczać procesu do uzyskania jednostronicowego „PPWR certificate” od fabryki spoza UE.

Jak długo przechowywać deklarację i dokumentację techniczną PPWR?

PPWR stosuje ten sam podstawowy okres przechowywania dla obu dokumentów, zależny od rodzaju opakowania.

Okres należy odnosić do zasad dotyczących wprowadzenia opakowania do obrotu.

Nowa wersja dokumentacji nie powinna usuwać historii starszego wariantu, który wcześniej znajdował się na rynku.

Zmiana opakowania może wymagać aktualizacji dokumentacji i deklaracji

Dokumentacja techniczna nie jest statycznym archiwum utworzonym raz na zawsze.

Jeżeli zmiana może wpływać na zgodność, trzeba ponownie ocenić odpowiednie wymagania.

Dotyczyć to może między innymi zmiany:

• materiału,
• gramatury,
• warstwy barierowej,
• etykiety,
• kleju,
• zamknięcia,
• dostawcy,
• udziału recyklatu,
• konstrukcji.

Jeżeli wynik oceny lub identyfikacja przedmiotu deklaracji się zmienia, trzeba również ocenić potrzebę aktualizacji deklaracji zgodności.

Dokumentacja i deklaracja powinny być wersjonowane razem

Najbezpieczniejszy system wiąże:

wersję opakowania → wersję dokumentacji technicznej → wersję deklaracji.

Przykładowo:

Dzięki temu podczas kontroli można ustalić, jaka podstawa techniczna odpowiadała deklaracji obowiązującej w określonym czasie.

Czy jeden raport może być częścią dokumentacji kilku opakowań?

Tak, jeżeli można wykazać jego reprezentatywność dla wszystkich objętych wariantów.

Przykładowo jeden raport dotyczący materiału może być wykorzystany dla wielu opakowań wykonanych dokładnie z tej samej specyfikacji.

Nie ma potrzeby kopiowania raportu do każdego dossier, jeżeli system potrafi prawidłowo zbudować relację:

raport → materiał → wersja → opakowania korzystające z materiału.

Deklaracje pozostają natomiast powiązane z zakresem przedmiotu, dla którego wytwórca faktycznie przeprowadził ocenę.

Deklaracja i dokumentacja PPWR a SKU – liczba plików nie musi odpowiadać liczbie produktów

SKU handlowe nie jest automatycznie jednostką dokumentacji PPWR.

Kilkadziesiąt produktów może korzystać z tego samego typu opakowania.

Z drugiej strony jeden SKU może obejmować kilka elementów opakowania:

• butelkę,
• nakrętkę,
• etykietę,
• kartonik,
• karton zbiorczy.

Dlatego system powinien rozróżniać:

produkt / SKU → typy opakowań → wersje → dokumentacja → deklaracje.

Co organ sprawdzi: deklarację czy dokumentację techniczną?

Oba elementy mogą mieć znaczenie, ale odpowiadają na inne pytania.

Deklaracja pokazuje formalny wynik oceny.

Dokumentacja techniczna pozwala natomiast sprawdzić podstawę tego wyniku.

Przykład:

deklaracja wskazuje, że wykazano zgodność z odpowiednim wymaganiem dotyczącym substancji.

Organ może następnie oczekiwać materiału pokazującego:

• jaką specyfikację oceniono,
• jaką metodę zastosowano,
• jaki raport wykorzystano,
• czy próbka odpowiadała aktualnej wersji opakowania.

To właśnie znajduje się po stronie dokumentacji technicznej.

Czy jedna deklaracja może obejmować PPWR i inne przepisy UE?

Tak, art. 39 przewiduje możliwość jednej deklaracji zgodności UE w sytuacji, gdy opakowanie podlega kilku unijnym aktom wymagającym takiej deklaracji.

Dokument powinien wówczas odnosić się do odpowiednich aktów prawa Unii.

Nie oznacza to jednak automatycznie, że jedna dokumentacja techniczna będzie identyczna dla wszystkich regulacji.

Firma nadal musi posiadać dowody właściwe dla każdego obowiązku, który deklaruje.

Najczęstsze błędy: deklaracja zgodności a dokumentacja techniczna

• wystawienie deklaracji bez dokumentacji technicznej;
• traktowanie deklaracji dostawcy jako pełnej własnej dokumentacji;
• próba wpisania wszystkich raportów laboratoryjnych do deklaracji;
• brak powiązania deklaracji z konkretną wersją opakowania;
• folder z badaniami bez informacji, którego wymagania dotyczą;
• nadpisywanie starej dokumentacji po zmianie materiału;
• brak analizy ryzyka niezgodności;
• brak kontroli wersji specyfikacji dostawcy;
• uznawanie „certyfikatu PPWR” za zamiennik obu dokumentów;
• automatyczne wysyłanie pełnego technicznego dossier każdemu klientowi;
• przechowywanie deklaracji i dokumentacji w niezależnych folderach bez relacji pomiędzy nimi;
• założenie, że nowa deklaracja usuwa obowiązek archiwizacji starej wersji.

Deklaracja i dokumentacja PPWR – checklista

1. Zidentyfikuj właściwy typ opakowania.
2. Ustal jego wersję.
3. Ustal wytwórcę.
4. Określ wymagania mające zastosowanie.
5. Zbierz dane i dokumenty od dostawców.
6. Przeprowadź analizę ryzyka niezgodności.
7. Powiąż każde wymaganie z odpowiednim dowodem.
8. Zapisz zastosowane normy i specyfikacje.
9. Zachowaj raporty i wyniki obliczeń.
10. Sporządź dokumentację techniczną zgodnie z Załącznikiem VII.
11. Przeprowadź procedurę oceny zgodności.
12. Po wykazaniu zgodności przygotuj deklarację według Załącznika VIII.
13. Podpisz deklarację w imieniu właściwego wytwórcy.
14. Powiąż deklarację z wersją dokumentacji technicznej.
15. Zapisz okres stosowania wersji.
16. Monitoruj zmiany materiału i konstrukcji.
17. Przechowuj historyczne wersje przez wymagany okres.

Jak zarządzać deklaracjami i dokumentacją techniczną przy wielu opakowaniach?

Przy kilku typach opakowań można utrzymywać relację ręcznie.

Przy większym portfolio problemem staje się jednak to, że:

• jeden dokument dostawcy dotyczy wielu opakowań,
• jeden raport może być podstawą kilku ocen,
• jedna zmiana materiału może wpływać na wiele deklaracji,
• każdy typ może mieć kilka historycznych wersji.

System powinien więc traktować deklarację jako wynik powiązany z konkretną wersją dokumentacji, a nie jako niezależny PDF.

Najważniejsza relacja wygląda:

materiał → dokument dostawcy → wymaganie → dowód → dokumentacja techniczna → typ opakowania → deklaracja zgodności.

Deklaracja zgodności a dokumentacja techniczna – najważniejsza różnica

Dokumentacja techniczna odpowiada na pytanie „dlaczego opakowanie jest zgodne?”, a deklaracja zgodności UE – „kto formalnie potwierdza, że zgodność została wykazana?”.

Dokumentacja z Załącznika VII zawiera techniczną podstawę oceny: opis, materiały, normy, obliczenia, wyniki badań i inne dowody.

Deklaracja z Załącznika VIII jest znacznie krótszym formalnym dokumentem sporządzanym po zakończeniu oceny.

Jeden dokument nie zastępuje drugiego.

Najważniejszy proces wygląda:

dane → dowody → dokumentacja techniczna → ocena zgodności → deklaracja zgodności UE → kontrola zmian.

FAQ – deklaracja zgodności i dokumentacja techniczna PPWR

Źródła

Podstawa prawna: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2025/40 w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych – EUR-Lex

W artykule wykorzystano w szczególności:

• art. 15 – obowiązki wytwórców, dokumentacja techniczna i sporządzanie deklaracji zgodności UE,
• art. 16 – informacje i dokumentacja przekazywane przez dostawców,
• art. 18 – obowiązki importerów dotyczące deklaracji i dostępności dokumentacji technicznej,
• art. 38 – procedura oceny zgodności,
• art. 39 – deklaracja zgodności UE i odpowiedzialność wytwórcy,
• Załącznik VII – wewnętrzna kontrola produkcji i dokumentacja techniczna,
• Załącznik VIII – struktura deklaracji zgodności UE.