Kto wystawia i kto podpisuje deklarację zgodności PPWR?

Kto wystawia deklarację zgodności PPWR?

Podmiotem odpowiedzialnym za sporządzenie deklaracji zgodności UE jest wytwórca w rozumieniu PPWR.

Wynika to z połączenia art. 15, art. 38 i art. 39 rozporządzenia. Wytwórca przed wprowadzeniem opakowania do obrotu przeprowadza lub zleca właściwą procedurę oceny zgodności, sporządza dokumentację techniczną, a po wykazaniu zgodności sporządza deklarację zgodności UE.

Proces powinien więc wyglądać następująco:

wymagania PPWR → dokumentacja techniczna → ocena zgodności → decyzja o zgodności → deklaracja zgodności UE → podpis w imieniu wytwórcy.

Nie należy zaczynać od pytania, kto ma podpisać PDF. Najpierw trzeba ustalić, która firma jest właściwym wytwórcą danego typu opakowania.

Wytwórca sporządza deklarację, ale podpis składa konkretna osoba

Wytwórcą jest podmiot gospodarczy, natomiast podpis zawsze składa osoba fizyczna działająca w jego imieniu.

Dlatego w deklaracji występują równolegle:

Co dokładnie wymaga Załącznik VIII w części dotyczącej podpisu?

Załącznik VIII zawiera wzór struktury deklaracji zgodności UE.

W końcowej części dokumentu przewidziano elementy pozwalające ustalić:

• w czyim imieniu deklaracja została podpisana,
• miejsce i datę wydania,
• imię i nazwisko osoby podpisującej,
• jej stanowisko lub funkcję,
• podpis.

Oznacza to, że deklaracja podpisana anonimowo albo tylko pieczątką firmy bez możliwości wskazania osoby odpowiedzialnej nie odpowiada strukturze przewidzianej przez Załącznik VIII.

Czy deklarację PPWR musi podpisać prezes zarządu?

Nie wynika to z PPWR.

Rozporządzenie nie wskazuje konkretnego stanowiska osoby podpisującej. Nie zawiera przepisu mówiącego:

„deklarację podpisuje prezes”

ani:

„deklarację podpisuje członek zarządu”.

Załącznik VIII wymaga natomiast podania imienia i nazwiska, stanowiska oraz podpisu osoby składającej oświadczenie w imieniu właściwego podmiotu.

W praktyce firma powinna sama określić, kto zgodnie z jej zasadami reprezentacji i wewnętrzną procedurą jest uprawniony do zatwierdzania takich deklaracji.

Czy deklarację PPWR może podpisać dyrektor jakości lub inny pracownik?

PPWR nie ogranicza osoby podpisującej do członków zarządu.

Z punktu widzenia samego Załącznika VIII znaczenie ma to, że dokument jest podpisywany w imieniu właściwego wytwórcy i że osoba podpisująca jest odpowiednio zidentyfikowana.

W praktyce może to być na przykład:

• członek zarządu,
• właściciel przedsiębiorstwa,
• dyrektor jakości,
• quality manager,
• compliance manager,
• osoba odpowiedzialna za regulatory affairs,
• inna osoba działająca w imieniu firmy zgodnie z jej zasadami organizacyjnymi.

To jednak firma powinna posiadać wewnętrzną podstawę pozwalającą wykazać, dlaczego ta osoba była uprawniona do zatwierdzenia dokumentu.

Czy osoba podpisująca musi mieć pisemne pełnomocnictwo?

Sam Załącznik VIII PPWR nie ustanawia ogólnego wymogu dołączania do każdej deklaracji osobnego pisemnego pełnomocnictwa dla pracownika podpisującego dokument.

Jest to istotne, ponieważ w niektórych poradnikach można spotkać stwierdzenie, że brak pisemnego pełnomocnictwa automatycznie oznacza wadliwość deklaracji. Takiego wymogu nie należy wyprowadzać bezpośrednio z samego Załącznika VIII.

Firma powinna jednak zadbać o jasną zasadę wewnętrzną określającą:

• kto może zatwierdzać deklaracje,
• jaki zakres ma jego upoważnienie,
• kto sprawdza dokumentację techniczną przed podpisem,
• kto odpowiada za późniejszą aktualizację dokumentu.

Forma takiego umocowania może również zależeć od przepisów krajowych, zasad reprezentacji danej spółki i jej wewnętrznych procedur. To jest już kwestia szersza niż sam tekst PPWR.

Osoba podpisująca a upoważniony przedstawiciel z art. 17 – to nie to samo

„Upoważniony przedstawiciel” w PPWR jest formalnie zdefiniowaną rolą podmiotu gospodarczego.

Art. 17 pozwala wytwórcy wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela w drodze pisemnego upoważnienia i powierzyć mu określone zadania.

Nie oznacza to jednak, że każdy pracownik podpisujący deklarację w imieniu swojej własnej firmy automatycznie staje się „upoważnionym przedstawicielem” w rozumieniu art. 17.

Tych dwóch sytuacji nie należy mieszać w procedurach firmy.

Kto odpowiada za treść deklaracji po jej podpisaniu?

Art. 39 ust. 4 wskazuje, że sporządzając deklarację zgodności UE, wytwórca przyjmuje odpowiedzialność za zgodność opakowania z wymaganiami PPWR.

Jest to bardzo ważne rozróżnienie.

Podpis składa konkretna osoba, ale odpowiedzialność wynikająca z deklaracji nie staje się przez to automatycznie osobistą odpowiedzialnością tego pracownika za cały produkt.

Deklaracja jest składana w imieniu wytwórcy.

Dlatego organizacja powinna zapewnić osobie podpisującej dostęp do zatwierdzonego wyniku oceny zgodności, a nie oczekiwać, że podpisujący samodzielnie przeanalizuje setki raportów laboratoryjnych bez procesu wewnętrznego.

Kiedy można podpisać deklarację zgodności PPWR?

Deklarację należy sporządzać po wykazaniu zgodności, a nie przed zakończeniem oceny.

Prawidłowa kolejność to:

1. identyfikacja opakowania,
2. ustalenie wymagań mających zastosowanie,
3. zebranie danych i dokumentów,
4. przygotowanie dokumentacji technicznej,
5. przeprowadzenie procedury oceny zgodności,
6. potwierdzenie wyniku,
7. sporządzenie deklaracji,
8. podpis osoby działającej w imieniu wytwórcy.

Podpis złożony wtedy, gdy brakuje jeszcze podstawowych raportów albo nie przeprowadzono właściwej oceny, nie naprawia braku materiału dowodowego.

Czy importer podpisuje deklarację zgodności PPWR?

Sam fakt bycia importerem nie oznacza automatycznie, że importer staje się podmiotem sporządzającym deklarację zamiast wytwórcy.

Art. 18 nakłada na importera obowiązek sprawdzenia przed wprowadzeniem opakowania do obrotu, czy wytwórca wykonał odpowiednie obowiązki, w tym związane z oceną zgodności i dokumentacją.

Importer powinien również przechowywać odpowiednią kopię deklaracji zgodności oraz zapewnić dostępność dokumentacji zgodnie ze swoim zakresem obowiązków.

Sytuacja zmienia się, jeżeli zastosowanie ma art. 21 i importer zostaje potraktowany jak wytwórca – na przykład dlatego, że wprowadza opakowanie pod własną nazwą albo znakiem towarowym lub dokonuje istotnej modyfikacji wpływającej na zgodność.

Czy dystrybutor może wystawić własną deklarację PPWR?

Z samego faktu bycia dystrybutorem – nie ma takiego obowiązku.

Dystrybutor działa w ramach obowiązków określonych w art. 19 i powinien z należytą starannością sprawdzić właściwe elementy zgodności przed udostępnieniem opakowania na rynku.

Jeżeli jednak dystrybutor:

• wprowadza opakowanie pod własną nazwą lub znakiem towarowym albo
• modyfikuje opakowanie w sposób mogący wpływać na zgodność,

może zostać objęty obowiązkami wytwórcy zgodnie z art. 21.

Wtedy pytanie o podpis deklaracji trzeba rozpatrywać już z perspektywy jego nowej roli.

Kto podpisuje deklarację przy marce własnej i private label?

W private label najpierw trzeba ustalić wytwórcę. Dopiero później osobę podpisującą.

Jeżeli firma zleca wykonanie produktu lub opakowania pod własną nazwą albo znakiem towarowym i zgodnie z definicją PPWR jest wytwórcą, deklaracja powinna zostać sporządzona właśnie w jej imieniu.

Fabryka kontraktowa może dostarczać:

• specyfikacje,
• raporty laboratoryjne,
• dokumenty materiałowe,
• wyniki badań,
• informacje potrzebne do dokumentacji technicznej.

Nie oznacza to automatycznie, że deklaracja finalnego opakowania powinna zostać podpisana w imieniu fabryki.

Trzeba również uwzględnić szczególną regułę PPWR dla określonych mikroprzedsiębiorstw.

Produkcja kontraktowa – marka czy fabryka podpisuje deklarację?

Nie można ustalać podpisującego wyłącznie na podstawie tego, kto fizycznie obsługuje linię produkcyjną.

W produkcji kontraktowej trzeba sprawdzić:

• kto zamawia projekt,
• kto określa specyfikację,
• pod czyją nazwą lub znakiem produkt jest wytwarzany,
• kto zgodnie z art. 3 jest wytwórcą.

Jeżeli wytwórcą jest brand owner, to deklaracja jest sporządzana w jego imieniu, nawet jeżeli większość dowodów technicznych pochodzi od kontraktowej fabryki.

Czy deklarację może podpisać osoba z siedziby firmy poza Polską?

PPWR jest rozporządzeniem unijnym i deklaracja jest dokumentem odnoszącym się do wytwórcy, a nie do lokalizacji osoby podpisującej w konkretnym polskim oddziale.

Jeżeli właściwy wytwórca znajduje się w innym państwie członkowskim, deklaracja może być sporządzona w jego imieniu przez właściwą osobę działającą dla tego podmiotu.

Należy natomiast zapewnić zgodność językową dokumentu z wymaganiami mającymi zastosowanie na rynkach, na których opakowanie jest udostępniane.

Kto podpisuje deklarację, gdy firma ma kilka zakładów produkcyjnych?

Podpis nie musi być przypisany automatycznie do każdego zakładu osobno.

Kluczowe jest ustalenie podmiotu będącego wytwórcą i przedmiotu deklaracji.

Jeżeli jedna osoba prawna odpowiada za dany typ opakowania produkowany w kilku lokalizacjach, procedura firmy może przewidywać centralne zatwierdzanie deklaracji.

Dokumentacja techniczna powinna jednak uwzględniać informacje konieczne do wykazania, że produkcja w objętych zakładach pozostaje zgodna z zatwierdzonym typem i dokumentacją.

Czy laboratorium może podpisać deklarację zgodności PPWR?

Laboratorium nie staje się wytwórcą tylko dlatego, że wykonało badania.

Laboratorium może przygotować raport z badania stanowiący dowód w dokumentacji technicznej.

Może również wspierać przedsiębiorstwo w interpretacji wyników.

To jednak wytwórca sporządza deklarację zgodności i przyjmuje odpowiedzialność przewidzianą w art. 39 ust. 4.

Czy doradca może przygotować lub podpisać deklarację PPWR?

Doradca może technicznie pomóc przygotować projekt dokumentu, zebrać dane albo zweryfikować kompletność oceny.

Nie oznacza to jednak, że deklaracja staje się deklaracją doradcy.

Formalnym podmiotem pozostaje właściwy wytwórca.

Jeżeli osoba lub podmiot zewnętrzny ma działać formalnie w określonym zakresie za wytwórcę, trzeba rozpatrzyć zasady reprezentacji oraz – jeżeli ma zastosowanie – formalną rolę upoważnionego przedstawiciela z art. 17.

Czy dostawca materiału może wystawić deklarację za wytwórcę?

Nie z samego faktu dostarczania materiału.

Art. 16 zobowiązuje dostawcę opakowania lub materiału opakowaniowego do przekazywania informacji i dokumentacji potrzebnych wytwórcy do wykazania zgodności.

Dostawca może więc dostarczyć:

• specyfikację,
• skład materiałowy,
• raport z badań,
• informacje o recyklacie,
• dane dotyczące substancji,
• inne dowody techniczne.

Nie oznacza to automatycznie, że to on ma podpisać deklarację finalnego typu opakowania.

Jakie dane osoby podpisującej powinny znaleźć się w deklaracji?

Załącznik VIII przewiduje identyfikację osoby podpisującej poprzez jej dane i funkcję.

Dane te powinny odpowiadać wersji dokumentu przechowywanej w systemie i możliwej do przedstawienia organowi nadzoru.

Czy deklarację PPWR można podpisać elektronicznie?

PPWR nie zawiera w Załączniku VIII szczegółowej technicznej regulacji określającej jeden obowiązkowy rodzaj podpisu elektronicznego dla deklaracji.

Wymaga natomiast podpisu jako elementu deklaracji.

Jeżeli firma stosuje obieg cyfrowy, powinna zadbać o możliwość wiarygodnego ustalenia:

• kto zatwierdził dokument,
• kiedy nastąpiło zatwierdzenie,
• której wersji deklaracji dotyczył podpis,
• czy po zatwierdzeniu dokument nie został niekontrolowanie zmieniony.

Dobór konkretnego mechanizmu podpisu elektronicznego powinien również uwzględniać inne właściwe przepisy dotyczące dokumentów i reprezentacji.

Jak powinna wyglądać procedura podpisywania deklaracji PPWR w firmie?

Podpis powinien być ostatnim kontrolowanym etapem procesu, a nie czynnością wykonywaną automatycznie po wygenerowaniu PDF.

1. Ustal wytwórcę dla danego typu opakowania.
2. Ustal przedmiot i zakres deklaracji.
3. Zweryfikuj kompletność dokumentacji technicznej.
4. Potwierdź wykonanie oceny zgodności.
5. Sprawdź, czy wszystkie mające zastosowanie wymagania zostały ocenione.
6. Wygeneruj właściwą wersję deklaracji.
7. Przeprowadź kontrolę formalną Załącznika VIII.
8. Przekaż dokument właściwej osobie zatwierdzającej.
9. Zapisz datę, osobę oraz wersję dokumentu.
10. Zablokuj zatwierdzoną wersję przed niekontrolowaną zmianą.
11. Powiąż deklarację z dokumentacją techniczną i typem opakowania.

Warto stworzyć matrycę osób uprawnionych do podpisu

Przy większej organizacji praktycznym rozwiązaniem jest formalna matryca zatwierdzania.

Dzięki temu osoba podpisująca otrzymuje zatwierdzony wynik procesu zamiast samodzielnie odtwarzać wszystkie analizy techniczne.

Najczęstsze błędy przy podpisywaniu deklaracji zgodności PPWR

• podpisanie dokumentu przez niewłaściwy podmiot, ponieważ wcześniej nie ustalono wytwórcy;
• mylenie wytwórcy z producentem EPR;
• zakładanie, że zawsze musi podpisać prezes;
• mylenie pracownika uprawnionego do podpisu z upoważnionym przedstawicielem z art. 17;
• podpisanie deklaracji przed zakończeniem oceny zgodności;
• brak imienia, nazwiska albo funkcji osoby podpisującej;
• brak miejsca lub daty wydania;
• podpisanie nieaktualnej wersji dokumentu;
• zmiana deklaracji po podpisie bez kontroli wersji;
• założenie, że podpis laboratorium albo dostawcy zastępuje deklarację wytwórcy;
• automatyczne przypisywanie obowiązku deklaracji importerowi bez sprawdzenia jego rzeczywistej roli.

Kto podpisuje deklarację PPWR – checklista przed zatwierdzeniem

1. Czy poprawnie ustalono wytwórcę?
2. Czy deklaracja jest sporządzona w jego imieniu?
3. Czy przedmiot deklaracji został jednoznacznie zidentyfikowany?
4. Czy dokumentacja techniczna jest kompletna dla aktualnego etapu wymagań?
5. Czy przeprowadzono ocenę zgodności?
6. Czy osoba podpisująca jest uprawniona do działania w imieniu organizacji?
7. Czy podano jej imię i nazwisko?
8. Czy podano stanowisko lub funkcję?
9. Czy wpisano miejsce wydania?
10. Czy wpisano datę wydania?
11. Czy dokument został podpisany?
12. Czy podpisana wersja jest zablokowana i przechowywana?
13. Czy deklaracja jest powiązana z aktualną wersją opakowania?

Jak zautomatyzować podpisywanie deklaracji PPWR bez utraty kontroli?

Samo automatyczne wygenerowanie dokumentu jest stosunkowo proste. Trudniejsza jest kontrola, czy dokument jest gotowy do zatwierdzenia.

System powinien rozdzielać status „wygenerowano projekt” od statusu „ocena zakończona i deklaracja zatwierdzona”.

Dla każdej deklaracji warto przechowywać:

• wytwórcę,
• typ opakowania,
• wersję opakowania,
• wersję dokumentacji technicznej,
• status oceny zgodności,
• osobę zatwierdzającą,
• datę podpisu,
• wersję deklaracji.

Kto wystawia i kto podpisuje deklarację PPWR – najważniejsze wnioski

Deklarację zgodności UE sporządza wytwórca. Podpis składa osoba działająca w jego imieniu.

PPWR nie nakazuje, aby była to konkretna funkcja, taka jak prezes, członek zarządu albo dyrektor jakości. Załącznik VIII wymaga jednak identyfikacji osoby podpisującej poprzez imię i nazwisko, stanowisko oraz podpis, a także wskazania miejsca i daty wydania oraz podmiotu, w którego imieniu deklaracja została podpisana.

Najważniejsza odpowiedzialność pozostaje po stronie wytwórcy. Art. 39 ust. 4 wskazuje, że poprzez sporządzenie deklaracji wytwórca przyjmuje odpowiedzialność za zgodność opakowania.

Dlatego prawidłowy proces nie brzmi:

„Ktoś musi podpisać PDF”.

Powinien wyglądać:

wytwórca → dokumentacja techniczna → ocena zgodności → zatwierdzona deklaracja → osoba podpisująca w imieniu wytwórcy.

FAQ – kto wystawia i podpisuje deklarację zgodności PPWR?

Źródła

Podstawa prawna: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2025/40 w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych – EUR-Lex

W artykule wykorzystano w szczególności:

• art. 15 – obowiązki wytwórców,
• art. 17 – upoważniony przedstawiciel,
• art. 18 – obowiązki importerów,
• art. 19 – obowiązki dystrybutorów,
• art. 21 – przypadki stosowania obowiązków wytwórcy do importerów i dystrybutorów,
• art. 38 – procedura oceny zgodności,
• art. 39 – deklaracja zgodności UE i odpowiedzialność wytwórcy,
• Załącznik VII – procedura oceny zgodności i dokumentacja techniczna,
• Załącznik VIII – struktura deklaracji zgodności UE, w tym część dotycząca podpisu.