Załącznik VIII PPWR – jak wypełnić deklarację pole po polu

Załącznik VIII PPWR – jakie pola zawiera deklaracja?

Oficjalna struktura deklaracji obejmuje osiem kolejnych punktów, po których znajduje się blok podpisu.

Zanim zaczniesz wypełniać Załącznik VIII, zakończ ocenę zgodności

Deklaracja jest ostatnim etapem procesu, a nie formularzem rozpoczynającym ocenę.

Zgodnie z art. 15, 38 i 39 właściwy proces wygląda:

identyfikacja opakowania → wymagania PPWR → dane i dowody → dokumentacja techniczna → procedura oceny zgodności → wykazanie zgodności → deklaracja zgodności UE.

Przed otwarciem wzoru Załącznika VIII powinieneś więc znać przynajmniej:

• właściwego wytwórcę,
• dokładny typ lub zakres opakowań objętych deklaracją,
• aktualną wersję opakowania,
• wymagania mające zastosowanie,
• podstawę techniczną oceny,
• normy lub specyfikacje rzeczywiście wykorzystane w procesie.

Nagłówek: „Deklaracja zgodności UE nr …” – jaki numer wpisać?

Nagłówek Załącznika VIII przewiduje numer identyfikacyjny samej deklaracji.

PPWR nie narzuca przedsiębiorstwom jednego centralnego formatu numeracji.

Firma może więc stworzyć własny system, na przykład:

• PPWR/2026/0042,
• DOC-PKG-0042-V1,
• EU-DOC/BOX400/2026/01.

To przykłady organizacyjne, a nie wzory narzucone przez rozporządzenie.

Dobry numer deklaracji powinien przede wszystkim pozwalać:

• jednoznacznie odnaleźć dokument,
• odróżnić go od innych deklaracji,
• kontrolować jego wersję,
• powiązać go z właściwą dokumentacją techniczną.

Punkt 1 Załącznika VIII – niepowtarzalna identyfikacja opakowania

Punkt 1 brzmi w strukturze Załącznika VIII jako numer służący niepowtarzalnej identyfikacji opakowania.

To nie jest to samo pole, co numer deklaracji w nagłówku.

Przykład:

Identyfikator może być firmowym kodem typu opakowania, jeżeli faktycznie pozwala jednoznacznie ustalić, czego dotyczy deklaracja.

Czy w punkcie 1 trzeba wpisać SKU, EAN albo GTIN?

Załącznik VIII nie wskazuje SKU, EAN ani GTIN jako obowiązkowego formatu punktu 1.

Można wykorzystać istniejący kod firmowy, jeżeli rzeczywiście jednoznacznie identyfikuje objęte deklaracją opakowanie.

Trzeba jednak uważać na dwie sytuacje:

• kilka SKU może korzystać z dokładnie tego samego typu opakowania,
• jeden SKU może składać się z kilku różnych elementów opakowaniowych.

Dlatego SKU nie powinno automatycznie być traktowane jako jednostka dokumentacji PPWR.

Punkt 2 – nazwa i adres wytwórcy

W punkcie 2 należy wskazać nazwę i adres wytwórcy, a jeżeli ma zastosowanie – również jego upoważnionego przedstawiciela.

Kluczowe jest użycie właściwej roli.

Nie wpisujemy tutaj automatycznie:

• producenta EPR,
• dystrybutora,
• hurtownika,
• laboratorium,
• dostawcy materiału.

Najpierw trzeba ustalić, kto jest wytwórcą w rozumieniu PPWR dla tego konkretnego opakowania.

Przykład:

Przykład Packaging Sp. z o.o.
ul. Przemysłowa 10
00-001 Warszawa
Polska

Dane są fikcyjne i służą wyłącznie pokazaniu struktury.

Kiedy w punkcie 2 wpisuje się upoważnionego przedstawiciela?

Upoważniony przedstawiciel jest formalną rolą określoną w art. 17 PPWR.

Nie należy wpisywać tutaj po prostu nazwiska pracownika, który podpisuje deklarację.

Jeżeli wytwórca ustanowił formalnego upoważnionego przedstawiciela w drodze pisemnego upoważnienia i ma on zastosowanie w danym przypadku, jego dane można wskazać zgodnie ze wzorem.

Jeżeli takiego przedstawiciela nie ma, nie należy tworzyć go sztucznie tylko po to, żeby wypełnić pole.

Punkt 3 – oświadczenie o wyłącznej odpowiedzialności wytwórcy

Punkt 3 ustanawia bardzo ważną zasadę: deklaracja jest wydawana na wyłączną odpowiedzialność wytwórcy.

Nie jest to pole przeznaczone na własną, swobodną formułę marketingową.

Sens oświadczenia powinien odpowiadać wzorowi Załącznika VIII:

niniejsza deklaracja zgodności zostaje wydana na wyłączną odpowiedzialność wytwórcy.

Jest to spójne z art. 39 ust. 4, zgodnie z którym poprzez sporządzenie deklaracji wytwórca przyjmuje odpowiedzialność za zgodność opakowania z odpowiednimi wymaganiami.

Punkt 4 – przedmiot deklaracji i opis opakowania

Punkt 4 powinien opisać przedmiot deklaracji w sposób pozwalający na jego identyfikowalność.

Oficjalny wzór wymaga opisu opakowania.

Praktyczny opis może zawierać na przykład:

• rodzaj opakowania,
• nazwę techniczną,
• kod firmowy,
• wymiary,
• materiał główny,
• wersję konstrukcji,
• inne cechy potrzebne do odróżnienia wariantu.

Przykład:

Karton transportowy klapowy, tektura falista, 400 × 300 × 250 mm, kod PKG-K400-V2.

Nie istnieje jednak jeden obowiązkowy zestaw cech typu „materiał + masa + wymiary” dla każdego opakowania. Opis ma przede wszystkim pozwalać ustalić przedmiot deklaracji.

Czy punkt 4 musi zawierać numer partii lub serii?

Załącznik VIII nie ustanawia uniwersalnego obowiązku wpisywania numeru partii każdego produktu właśnie w punkcie 4.

Numer partii, serii lub inny identyfikator może być bardzo przydatny, jeżeli jest elementem systemu identyfikowalności danego opakowania.

Nie należy jednak przedstawiać go jako obowiązkowego elementu każdego formularza niezależnie od sposobu zarządzania typem opakowania.

Kluczowy cel brzmi:

organ lub kontrahent powinien móc ustalić, którego opakowania dotyczy dokument.

Punkt 5 – z jakimi przepisami Unii deklarujesz zgodność?

W punkcie 5 wskazuje się, że przedmiot opisany w punkcie 4 jest zgodny z właściwymi przepisami harmonizacyjnymi Unii, wraz z odniesieniem do innych zastosowanych aktów Unii.

Podstawowym odniesieniem dla deklaracji PPWR będzie rozporządzenie (UE) 2025/40.

Przykład struktury:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2025/40 w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych – w zakresie wymagań mających zastosowanie do przedmiotu niniejszej deklaracji.

Jeżeli opakowanie podlega innym unijnym aktom wymagającym deklaracji zgodności UE, art. 39 pozwala sporządzić jedną deklarację obejmującą wszystkie takie akty.

Czy deklaracja PPWR może obejmować inne akty prawa UE?

Tak – jeżeli opakowanie podlega kilku aktom Unii wymagającym deklaracji zgodności UE, art. 39 przewiduje możliwość sporządzenia jednej deklaracji.

Taki dokument powinien umożliwiać identyfikację odpowiednich aktów oraz ich publikacji.

Nie oznacza to jednak, że każdą regulację mającą jakikolwiek związek z produktem trzeba automatycznie dopisywać do punktu 5.

Najpierw należy ustalić:

• czy dany akt ma zastosowanie,
• czy wymaga deklaracji zgodności UE,
• czy firma rzeczywiście obejmuje go wspólną deklaracją.

Punkt 6 – normy zharmonizowane i specyfikacje techniczne

Punkt 6 służy wskazaniu norm zharmonizowanych, wspólnych specyfikacji lub innych specyfikacji technicznych, w odniesieniu do których zadeklarowano zgodność.

Nie jest to miejsce na listę wszystkich norm, jakie znaleziono w internecie dla danego materiału.

Wpis powinien odpowiadać temu, co faktycznie wykorzystano w dokumentacji technicznej i procedurze oceny.

Przykładowa struktura:

[numer i tytuł normy/specyfikacji] – zastosowana w zakresie [wskazać zakres].

Jeżeli odpowiednie akty Komisji, normy zharmonizowane lub wspólne specyfikacje będą później aktualizowane, trzeba sprawdzić wpływ zmiany na dokumentację i deklarację.

Czego nie wpisywać w punkcie 6?

Najczęstszy błąd to tworzenie „imponującej” listy norm, których firma w rzeczywistości nie zastosowała.

Nie wpisuj automatycznie:

• norm tylko dlatego, że dotyczą opakowań,
• metod laboratoryjnych, których nie użyto,
• certyfikatów dostawcy niezwiązanych z ocenianym wymaganiem,
• przyszłych specyfikacji, które nie obowiązują w danym zakresie.

Jeżeli norma zostaje wskazana w deklaracji, dokumentacja techniczna powinna pokazywać, w jaki sposób została faktycznie wykorzystana.

Punkt 7 – jednostka notyfikowana. Czy trzeba ją wpisywać do deklaracji PPWR?

Punkt 7 zaczyna się od warunku: „w stosownych przypadkach”.

Jeżeli jednostka notyfikowana brała udział w odpowiedniej procedurze, należy wskazać:

• jej nazwę,
• adres,
• numer,
• opis przeprowadzonej interwencji,
• informacje o wydanym certyfikacie,
• datę certyfikatu,
• w odpowiednich przypadkach okres i warunki jego ważności.

Podstawowa procedura PPWR z Załącznika VII opiera się na wewnętrznej kontroli produkcji i nie tworzy ogólnego obowiązku angażowania jednostki notyfikowanej dla każdego zwykłego opakowania.

Dlatego w typowym przypadku to pole może nie mieć zastosowania.

Z praktycznego punktu widzenia można zachować numerację i wpisać:

„Nie dotyczy”.

Jest to dobra praktyka czytelności, a nie dodatkowy tekst narzucony przez PPWR.

Punkt 8 – informacje dodatkowe

Punkt 8 nie jest samym polem podpisu. Oficjalnie jest przeznaczony na informacje dodatkowe.

Jeżeli firma ma informację, która pomaga zrozumieć zakres deklaracji, może ją tutaj umieścić.

Praktycznym przykładem może być odniesienie do wewnętrznej wersji dokumentacji technicznej:

Dokumentacja techniczna: TD-PKG-K400, rev. 2.

Takie odniesienie może być bardzo użyteczne organizacyjnie, ale nie jest osobnym obowiązkowym polem Załącznika VIII.

Jeżeli firma nie ma informacji dodatkowych, można jasno wskazać, że pole nie ma zastosowania.

Blok podpisu – co znajduje się po punkcie 8?

Po punkcie 8 Załącznik VIII przewiduje osobny blok podpisu.

Obejmuje on:

• „Podpisano w imieniu” – wskazanie właściwego podmiotu,
• miejsce wydania,
• datę wydania,
• imię i nazwisko,
• funkcję lub stanowisko osoby podpisującej,
• podpis.

PPWR nie wskazuje, że osobą podpisującą musi być prezes zarządu.

Firma powinna natomiast zapewnić, że podpis składa osoba działająca prawidłowo w imieniu wytwórcy zgodnie z przyjętymi zasadami reprezentacji i procedurą organizacji.

Kto podpisuje deklarację z Załącznika VIII?

Deklaracja jest deklaracją wytwórcy, ale podpis składa konkretna osoba fizyczna działająca w jego imieniu.

Może to być – zależnie od organizacji i zasad reprezentacji – na przykład:

• członek zarządu,
• właściciel przedsiębiorstwa,
• dyrektor jakości,
• quality manager,
• compliance manager,
• inna właściwie umocowana osoba.

Załącznik VIII nie przypisuje podpisu do jednego konkretnego stanowiska.

Czego Załącznik VIII nie wymaga jako osobnego obowiązkowego pola?

Wiele informacji może być istotnych dla PPWR, ale nie oznacza to, że każda z nich musi znaleźć się na pierwszej stronie deklaracji.

Załącznik VIII nie ustanawia osobnych obowiązkowych pól zatytułowanych:

• numer BDO,
• numer rejestracji EPR,
• SKU,
• GTIN lub EAN,
• procent recyklatu,
• klasa recyklowalności,
• wynik PFAS,
• wynik badania metali ciężkich,
• numer każdego raportu laboratoryjnego,
• pełny skład materiałowy,
• lista wszystkich dostawców.

Część takich informacji może być potrzebna w dokumentacji technicznej, może pomagać w identyfikacji lub może stać się istotna dla innych obowiązków. Nie należy jednak przedstawiać ich jako dodatkowych stałych pól Załącznika VIII.

Czy do deklaracji PPWR trzeba wpisywać numery raportów z badań?

Załącznik VIII nie tworzy osobnego obowiązkowego pola na listę wszystkich raportów laboratoryjnych.

Raporty stanowią przede wszystkim materiał dowodowy w dokumentacji technicznej z Załącznika VII.

Firma może oczywiście zdecydować o podaniu dodatkowego odniesienia, jeżeli zwiększa ono czytelność systemu, ale deklaracja nie powinna zamieniać się w kilkustronicowy rejestr badań.

Lepsza relacja to:

deklaracja → dokumentacja techniczna → wymaganie → raport.

Załącznik VII i Załącznik VIII – czego nie pomylić?

Deklaracja bez technicznej podstawy jest problemem. Z kolei sama dokumentacja techniczna nie zastępuje końcowej deklaracji przewidzianej przez art. 39.

Czy jedna deklaracja może obejmować kilka wariantów opakowania?

PPWR wymaga, aby przedmiot deklaracji był możliwy do zidentyfikowania i prześledzenia.

Nie wynika z tego automatyczna zasada „jedno SKU = jedna deklaracja”.

Jeżeli kilka wariantów rzeczywiście należy do jednego jasno zdefiniowanego zakresu oceny i można je jednoznacznie wskazać w deklaracji, zakres dokumentu może zostać odpowiednio zdefiniowany.

Firma powinna jednak uważać, aby grupowanie nie prowadziło do sytuacji, w której:

• różne materiały są traktowane jako identyczne,
• różne konstrukcje mają różne wyniki oceny,
• nie można ustalić, czy konkretny wariant rzeczywiście był objęty dokumentacją techniczną.

Kluczowa jest identyfikowalność zakresu, nie minimalizacja liczby PDF-ów za wszelką cenę.

W jakim języku sporządzić deklarację zgodności PPWR?

Art. 39 przewiduje, że deklaracja zgodności UE powinna zostać przetłumaczona na język lub języki wymagane przez państwo członkowskie, w którym opakowanie jest udostępniane na rynku.

Przy sprzedaży w kilku krajach UE nie należy więc automatycznie zakładać, że jedna polska wersja będzie odpowiednia wszędzie.

W systemie dokumentacyjnym warto oddzielić:

• wersję merytoryczną deklaracji,
• wersje językowe,
• rynki, dla których dana wersja jest używana.

Jak wersjonować deklarację zgodności z Załącznika VIII?

Deklaracja powinna pozostawać aktualna.

Dlatego dobry system zapisuje:

• numer deklaracji,
• numer wersji,
• datę wydania,
• identyfikator opakowania,
• wersję dokumentacji technicznej,
• powód zmiany,
• osobę zatwierdzającą,
• datę wycofania poprzedniej wersji.

Nie należy nadpisywać starego dokumentu nowym PDF-em o tej samej nazwie bez zachowania historii.

Deklaracja z 2026 r. nie powinna udawać deklaracji z 2030 r.

PPWR wprowadza wymagania etapami.

To oznacza, że zakres technicznej oceny i podstaw deklaracji może zmieniać się wraz z rozpoczęciem stosowania kolejnych wymogów, takich jak:

• zharmonizowane oznakowanie,
• Design for Recycling,
• minimalna zawartość recyklatu,
• kolejne kryteria wynikające z aktów delegowanych i wykonawczych.

Nie należy wpisywać:

„opakowanie spełnia wszystkie wymagania PPWR do 2040 r.”

jeżeli przyszłe kryteria, metody albo obowiązki nie zostały jeszcze ocenione w obowiązującym reżimie.

Deklaracja powinna być dokumentem aktualizowanym razem z systemem zgodności.

Przykład wypełnienia Załącznika VIII PPWR

Poniższy przykład pokazuje strukturę dokumentu dla fikcyjnego kartonu transportowego. Nie jest gotową oceną zgodności konkretnego produktu i nie zastępuje dokumentacji technicznej.

Wszystkie nazwy, numery i dane powyżej są fikcyjne. W realnej deklaracji pola 5 i 6 muszą odpowiadać faktycznej procedurze oceny i dokumentacji konkretnego opakowania.

Jak sprawdzić deklarację przed podpisaniem?

Przed zatwierdzeniem warto przeprowadzić prostą kontrolę formalną.

Najczęstsze błędy przy wypełnianiu Załącznika VIII PPWR

• mylenie numeru deklaracji z identyfikatorem opakowania z punktu 1;
• wpisanie producenta EPR zamiast właściwego wytwórcy;
• automatyczne wpisanie importera jako wytwórcy;
• zbyt ogólny opis typu „opakowanie kartonowe” w punkcie 4;
• uznawanie SKU za obowiązkowy format identyfikacji;
• traktowanie numeru partii jako obowiązkowego pola Załącznika VIII w każdym przypadku;
• dodawanie wszystkich możliwych aktów UE bez analizy zakresu;
• powoływanie norm, których nie zastosowano;
• wpisywanie losowego laboratorium jako jednostki notyfikowanej;
• uznawanie punktu 8 za sam blok podpisu;
• wpisywanie wyników wszystkich badań bez potrzeby;
• dodawanie numeru BDO lub EPR jako obowiązkowego elementu wzoru;
• sporządzenie deklaracji przed zakończeniem dokumentacji technicznej;
• brak kontroli wersji deklaracji;
• pozostawienie aktywnej starej wersji po zmianie wpływającej na zgodność.

Załącznik VIII PPWR – checklista przed wystawieniem deklaracji

1. Ustal właściwego wytwórcę.
2. Zidentyfikuj dokładny przedmiot deklaracji.
3. Sprawdź aktualną wersję opakowania.
4. Zakończ dokumentację techniczną z Załącznika VII.
5. Przeprowadź właściwą procedurę oceny zgodności.
6. Potwierdź, że zgodność została wykazana.
7. Nadaj identyfikator deklaracji.
8. W punkcie 1 wpisz identyfikację opakowania.
9. W punkcie 2 wpisz właściwego wytwórcę.
10. Zweryfikuj, czy istnieje upoważniony przedstawiciel.
11. Zachowaj oświadczenie z punktu 3.
12. Precyzyjnie opisz przedmiot deklaracji w punkcie 4.
13. W punkcie 5 wskaż rzeczywiście właściwe akty UE.
14. W punkcie 6 wpisz wyłącznie zastosowane normy i specyfikacje.
15. Zweryfikuj, czy punkt 7 ma zastosowanie.
16. Uzupełnij informacje dodatkowe w punkcie 8, jeżeli są potrzebne.
17. Sprawdź miejsce i datę.
18. Wskaż imię, nazwisko i funkcję podpisującego.
19. Podpisz dokument w imieniu właściwego wytwórcy.
20. Powiąż deklarację z wersją dokumentacji technicznej.
21. Zarchiwizuj podpisaną wersję i kontroluj późniejsze zmiany.

Jak automatyzować deklaracje zgodności z Załącznika VIII?

Przy kilku dokumentach formularz można wypełniać ręcznie.

Przy kilkuset opakowaniach większym problemem niż samo wygenerowanie PDF staje się kontrola źródła danych.

Każde pole deklaracji powinno pochodzić z kontrolowanego rekordu, a nie być przepisywane ręcznie z poprzedniego dokumentu.

System może przechowywać:

• numer deklaracji,
• identyfikator opakowania,
• wytwórcę,
• opis przedmiotu,
• właściwe akty prawne,
• normy i specyfikacje,
• wersję dokumentacji technicznej,
• osobę zatwierdzającą,
• datę wydania,
• historię wersji.

Po zmianie materiału albo podstawy oceny system powinien wskazać, które deklaracje wymagają ponownego przeglądu.

Jak poprawnie wypełnić Załącznik VIII PPWR?

Najważniejsze jest zachowanie logiki oficjalnego wzoru i nieprzenoszenie do niego przypadkowych danych z dokumentacji technicznej.

Nagłówek identyfikuje deklarację. Punkt 1 identyfikuje opakowanie. Punkt 2 wskazuje wytwórcę. Punkt 3 ustanawia jego wyłączną odpowiedzialność. Punkt 4 opisuje przedmiot deklaracji. Punkty 5 i 6 wskazują podstawę prawną i techniczną. Punkt 7 jest stosowany, jeśli właściwa jednostka notyfikowana rzeczywiście uczestniczyła w procedurze. Punkt 8 służy informacjom dodatkowym.

Dopiero potem znajduje się blok podpisu.

Cała logika powinna wyglądać:

opakowanie → dokumentacja techniczna → ocena zgodności → Załącznik VIII → podpis → wersjonowanie i aktualizacja.

FAQ – Załącznik VIII PPWR i deklaracja zgodności

Źródła

Podstawa prawna: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2025/40 w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych – EUR-Lex

Wytyczne Komisji Europejskiej: Zawiadomienie Komisji C/2026/3084 – Wytyczne dotyczące rozporządzenia (UE) 2025/40

W artykule wykorzystano w szczególności:

• art. 15 – obowiązki wytwórcy,
• art. 17 – upoważniony przedstawiciel,
• art. 38 – procedura oceny zgodności,
• art. 39 – deklaracja zgodności UE, jej aktualizacja, język i odpowiedzialność wytwórcy,
• Załącznik VII – dokumentacja techniczna i wewnętrzna kontrola produkcji,
• Załącznik VIII – wzór deklaracji zgodności UE.