Deklaracja warunkowa a pełna

Nie każde opakowanie da się udokumentować w stu procentach od pierwszego podejścia. Aplikacja nie blokuje wtedy wystawienia dokumentu — oznacza go.

Pełna

Wszystkie komponenty mają przypisane dowody, wszystkie potrzebne wartości pochodzą z dokumentów. Nic nie jest przyjęte na słowo.

Warunkowa

Część danych pochodzi z oświadczeń dostawców albo została wpisana ręcznie bez dowodu. Deklaracja wskazuje wtedy wprost, które pozycje są nieudokumentowane — nie ukrywa ich w tekście.

Po co w ogóle wystawiać warunkową

Bo pokazuje stan faktyczny i pokazuje go uczciwie. Dokument, który mówi „te trzy pozycje opierają się na oświadczeniu dostawcy”, jest lepszy niż jego brak i lepszy niż dokument udający komplet. Przy kontroli różnica między „nie wiedzieliśmy” a „wiedzieliśmy i to opisaliśmy” bywa zasadnicza.

Jak przejść z warunkowej na pełną

Uzupełnić brakujące dowody i wystawić nową wersję. Poprzednia zostaje w archiwum — historia dokumentu jest częścią dokumentacji, nie śmieciem do skasowania.