Wysyłanie deklaracji uzupełniającej do dostawcy

Najdłużej trwającą częścią pracy nad deklaracją jest zwykle wypraszanie danych. Mail z prośbą o „dokumenty potwierdzające zgodność” trafia na skrzynkę ogólną, wędruje przez trzy osoby i wraca po dwóch tygodniach z czymś, co nie odpowiada na pytanie.

Jak to działa

Zamiast pisać maila, wysyłasz z aplikacji gotowy formularz. Zawiera tylko te pola, których brakuje w Twojej kartotece dla materiału tego konkretnego dostawcy — nie całą ankietę o wszystkim.

Dostawca dostaje link. Otwiera go w przeglądarce, wypełnia, może dołączyć plik. Nie zakłada konta i nie instaluje niczego. Odpowiedź wpada prosto do kartoteki, do właściwego materiału.

Co widać po Twojej stronie

Lista wysłanych próśb ze stanem: wysłana, otwarta, wypełniona. Widać, kto odpowiedział, a kto ma prośbę od dwóch tygodni i jej nie otworzył. To pozwala ponaglać konkretne firmy zamiast wysyłać przypomnienia do wszystkich.

Kilku dostawców naraz

Prośby można wysłać zbiorczo dla całego opakowania albo dla wielu opakowań jednego dostawcy. To drugie jest zwykle skuteczniejsze: jedna wiadomość z pięcioma pozycjami ma większą szansę na odpowiedź niż pięć osobnych.

Gdy dostawca nie odpowiada

Prośba nie wygasa i można ją ponowić. Jeśli mimo to nic nie przychodzi, zostaje wpisanie danych ręcznie na podstawie tego, co masz — z zaznaczeniem, że pochodzą z oświadczenia, a nie z badania. Aplikacja rozróżnia te dwa źródła w deklaracji.