Jakie dokumenty od dostawców się nadają

Dostawcy przysyłają bardzo różne rzeczy i nie wszystko, co ma pieczątkę, jest dowodem.

Formaty

PDF, zdjęcie lub skan, także wielostronicowy. Dokument nie musi być tekstowy — skan z pieczątką odczyta się również, choć wolniej i z większą liczbą miejsc do sprawdzenia.

Rodzaje dokumentów, które niosą dane

• Świadectwa i protokoły badań — z konkretnymi wartościami i metodą oznaczenia.
• Karty techniczne materiałów — skład, gramatura, właściwości.
• Deklaracje materiałowe producenta — oświadczenia o zawartości substancji.
• Specyfikacje opakowania — wymiary, warstwy, konstrukcja.

Dokumenty, które zwykle nic nie wnoszą

Ogólne oświadczenia typu „nasze wyroby spełniają wymagania obowiązujących przepisów”, bez wskazania których przepisów, jakich wartości i jaką metodą sprawdzonych. Aplikacja przyjmie taki plik, ale nie odczyta z niego żadnej liczby — i tak też go pokaże.

Zasada praktyczna

Dowodem jest dokument, który podaje wartość i sposób jej ustalenia. Wszystko inne to deklaracja dobrej woli — bywa prawdziwa, ale nie zamyka pozycji w bilansie.